Umiejętność pisania e-maili w języku angielskim jest kluczowym elementem komunikacji biznesowej. Poprawnie napisany e-mail formalny świadczy o naszym profesjonalizmie, budzi zaufanie klientów, partnerów biznesowych czy potencjalnego pracodawcy. Może otworzyć przed nami wiele drzwi, zwłaszcza jeśli prowadzimy lub chcemy prowadzić interesy na międzynarodowym poziomie, a także jeśli szukamy pracy w międzynarodowym środowisku. W poniższym tekście podamy zasady, zwroty i przykłady poprawnie napisanych maili w języku angielskim, w stylu formalnym.

E-mail formalny po angielsku – zasady

Jeśli chcesz wysłać biznesowego e-maila i nie masz pewności, jak to zrobić – nie improwizuj. Zastosuj się do poniższych wskazówek.

Temat wiadomości

Ma być krótki i informacyjny – maksymalnie dwa, trzy słowa. Ważne, żeby oddawał twoje intencje i zainteresował odbiorcę. Jeśli odpowiadasz na ofertę pracy, w tytule możesz wpisać stanowisko, o które się ubiegasz.

Styl

Formalny e-mail w języku angielskim ma proste zasady i określoną strukturę. Wystarczy znajomość kilku słów i zwrotów, o czym poniżej.

E-mail formalny powinien być prosty i niezbyt długi – najlepiej maksymalnie na dwa akapity. Pamiętaj o tym, że jego najważniejszą funkcją jest przekazanie informacji – wyrażaj się jasno i zwięźle. Unikaj skrótów (zamiast I’m – I am).

Sprawdź e-mail

Po napisaniu e-maila sprawdź go dokładnie. Błędy nie są mile widziane i nie będą świadczyć o profesjonalizmie.

Załączniki

Jeśli chcesz coś dodatkowo przesłać (np. CV, ofertę biznesową) nie zapomnij dołączyć tego do e-maila.

E-mail formalny po angielsku – struktura

Przywitanie

Każdego maila rozpoczynamy od odpowiedniego przywitania. Stosuj następujące zwroty.

1. Kiedy znasz imię i nazwisko adresata:

Dear + Mr/Ms/Miss/Mrs/Dr. + imię i nazwisko, np. Dear Mr Smith, Dear Dr. Johnson

Który zwrot grzecznościowy wybrać?

Mr – kiedy zwracasz się do mężczyzny

Mrs – do kobiety, która jest zamężna

Miss – do kobiety, która jest niezamężna

Ms – bezpieczna opcja, do kobiety, której nie znasz stanu cywilnego

2. Kiedy nie znasz imienia i nazwiska adresata:

Dear Sir/Madam – Drodzy Państwo

To whom it may concern – Do wszystkich zainteresowanych

3. Kiedy nie znasz imienia i nazwiska adresata i odpowiadasz na ogłoszenie o pracę:

Dear Hiring Manager – Droga osobo zatrudniająca

Sformułowanie celu

Zastosuj odpowiednie zwroty i zdania, w których zawrzesz informację, w jakim celu piszesz. Cele mogą być różne: przekazanie informacji, zadanie pytania, odpowiedź na pytanie, podziękowanie, przekazanie dobrych lub złych wieści.

Przydatne zwroty:

I am writing with regard to… (email subject) – Piszę w nawiązaniu do …. (można dodać treść tematu)

I am writing in connection with… (email subject) – Piszę w nawiązaniu do …. (można dodać treść tematu)

I am writing in reference to… – Piszę w odniesieniu do ….

I am writing to let you know… – Piszę, aby poinformować o…

I am am writing to inquire about… – Piszę, aby zapytać o…

I am writing in response to.. – Piszę w odpowiedzi na…

I am writing in reply to… – Piszę, aby odpowiedzieć na…

I am writing to thank you for… – Piszę, aby podziękować za…

I am delighted to tell you… – Z przyjemnością pragnę przekazać… (w przypadku dobrych informacji)

I regret to inform you that… – Niestety pragnę przekazać.. (w przypadku złych informacji)

Wnioski lub zaproszenie do działania

W zakończeniu e-maila możesz napisać krótkie podsumowanie, poprosić o coś, wyrazić nadzieję na szybkie rozwiązanie sprawy, zachęcić do kontaktu czy przypomnieć o załączniku. Przykładowe zwroty:

Would you be able to…? – Czy byliby Państwo w stanie…?

I look forward to hearing from you soon – Czekam na odpowiedź od  Państwa

For further information, please do not hesitate to contact me – Jeśli potrzebują państwo więcej informacji, proszę śmiało się ze mną kontaktować

Please let me know if you have any questions – W razie pytań zapraszam do kontaktu

Please find the attached… – W załączniku przesyłam…

Thanks for your attention – Dziękuję za uwagę

 Thank you in advance – Z góry dziękuję

Podpis

To bardzo ważna część e-maila formalnego. Za każdym razem e-mail musi być podpisany twoim imieniem i nazwiskiem. Pod nazwiskiem możesz dodać nazwę swojego stanowiska, firmę i link do strony internetowej.

Użyj zwrotów:

Regards – z wyrazami szacunku

Kind regards – z poważaniem (mniej formalna wersja od poprzedniej)

Best regards – z poważaniem (najmniej formalna z wymienionych wyżej)

Yours faithfully – jeśli nie znamy adresata i zaczęliśmy maila od Dear Sir or Madam

Yours sincerely – jeśli znamy adresata i  zaczęliśmy maila od Dear Mr/Mrs/Ms

Chcesz zwiększyć swoje szanse na rynku pracy? Zapisz się na kurs języka angielskiego online w Twojej Szkole.